eARCHIWUM

INSIGNUM eARCHIWUM to kompleksowe rozwiązanie, które usprawnia obsługę, obieg i zarządzanie elektronicznymi dokumentami otrzymywanymi w formie papierowej oraz elektronicznej.

Jak to działa?

Dokument papierowy trafia jedynie do kancelarii. Następnie wprowadzany jest do systemu eArchiwum, opisywany i przekazywany do archiwum dokumentów papierowych. Dalszy obieg dokumentu realizowany jest wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem aplikacji eArchiwum, strony WWW eObieg oraz aplikacji współpracujących, np. INSIGNUM Finanse i księgowość.

Elastyczna konfiguracja eArchiwum zapewnia:

1. Możliwość wprowadzania dowolnych rodzajów dokumentów podlegających archiwizacji, np.:

• Faktury zakupu (papier);
• Faktury zakupu (mail);
• Faktury zakupu – Dostawca X;
• Faktury zakupu – Dostawca Y;
• Umowy;
• Zamówienia;
• Dokumentacja kadrowa;
• Pozostała korespondencja.

2. Konfigurację struktury organizacyjnej firmy w dowolnym układzie drzewa.

3. Zarządzanie użytkownikami i ich prawami.

INSIGNUM eArchiwum umożliwia:

1. Archiwizację dokumentów papierowych.

Możliwość automatycznego skanowania dokumentów papierowych poprzez współpracę z domyślnym skanerem zainstalowanym na komputerze użytkownika. Alternatywą skanowania jest dołączanie plików z obrazami dokumentów z dysku użytkownika.

2. Archiwizację dokumentów otrzymanych w postaci elektronicznej, np. mail.

Możliwość automatycznego podpinania plików z obrazami dokumentów z dysku użytkownika.

3. Współpraca z systemem INSIGNUM Finanse Księgowość.

Gwarantuje zautomatyzowanie procesu księgowania dokumentów typu: Faktura, Faktura Korygująca, Nota Księgowa, Rachunek, Rachunek Korygujący.
Obieg dokumentu elektronicznego, pobranego z eArchiwum w systemie iFK, realizowany jest za pośrednictwem systemu iFK lub strony WWW eObieg.
Dostępne opcje :
​ • Pobieranie/zwracanie dokumentów elektronicznych;
​ • Dodawanie, usuwanie, modyfikacja atrybutów dla pobranych dokumentów;
​ • Dodawanie, usuwanie plików z obrazami dla pobranych dokumentów;
​ • Księgowanie dokumentów.

4. Obieg dokumentów w wersji elektronicznej - innych niż dokumenty księgowe.

Obieg dokumentów w wersji elektronicznej realizowany jest przez dedykowaną stronę WWW eObieg. Dokumenty kierowane są na właściwe ścieżki i etapy obiegu. Zarządzanie i terminowość obiegu wspomagane są przez system alertowania użytkownika o dokumentach oczekujących na obsługę. Użytkownicy z poziomu strony WWW mają zagwarantowany stały dostęp do dokumentów historycznych, tj. dokumentów dla których został zakończony proces obiegu (weryfikacji/akceptacji).