INSIGNUM eKANCELARIA to kompleksowe rozwiązanie, które usprawnia obsługę, obieg i zarządzanie elektronicznymi dokumentami otrzymywanymi w formie papierowej oraz elektronicznej.
Jak to działa?
Dokument papierowy trafia jedynie do kancelarii. Następnie wprowadzany jest do systemu eArchiwum, opisywany i przekazywany do archiwum dokumentów papierowych. Dalszy obieg dokumentu realizowany jest wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem aplikacji eArchiwum, strony WWW eObieg oraz aplikacji współpracujących, np. INSIGNUM Finanse i księgowość.
Elastyczna konfiguracja eArchiwum zapewnia:
1. Możliwość wprowadzania dowolnych rodzajów dokumentów podlegających archiwizacji, np.:
• Faktury zakupu (papier);
• Faktury zakupu (mail);
• Faktury zakupu – Dostawca X;
• Faktury zakupu – Dostawca Y;
• Umowy;
• Zamówienia;
• Dokumentacja kadrowa;
• Pozostała korespondencja.
2. Konfigurację struktury organizacyjnej firmy w dowolnym układzie drzewa.
3. Zarządzanie użytkownikami i ich prawami.
INSIGNUM eArchiwum umożliwia:
1. Archiwizację dokumentów papierowych.
Możliwość automatycznego skanowania dokumentów papierowych poprzez współpracę z domyślnym skanerem zainstalowanym na komputerze użytkownika. Alternatywą skanowania jest dołączanie plików z obrazami dokumentów z dysku użytkownika.
2. Archiwizację dokumentów otrzymanych w postaci elektronicznej, np. mail.
Możliwość automatycznego podpinania plików z obrazami dokumentów z dysku użytkownika.
3. Współpraca z systemem INSIGNUM Finanse Księgowość.
Gwarantuje zautomatyzowanie procesu księgowania dokumentów typu: Faktura, Faktura Korygująca, Nota Księgowa, Rachunek, Rachunek Korygujący.
Obieg dokumentu elektronicznego, pobranego z eArchiwum w systemie iFK, realizowany jest za pośrednictwem systemu iFK lub strony WWW eObieg.
Dostępne opcje :
• Pobieranie/zwracanie dokumentów elektronicznych;
• Dodawanie, usuwanie, modyfikacja atrybutów dla pobranych dokumentów;
• Dodawanie, usuwanie plików z obrazami dla pobranych dokumentów;
• Księgowanie dokumentów.
4. Obieg dokumentów w wersji elektronicznej - innych niż dokumenty księgowe.
Obieg dokumentów w wersji elektronicznej realizowany jest przez dedykowaną stronę WWW eObieg. Dokumenty kierowane są na właściwe ścieżki i etapy obiegu. Zarządzanie i terminowość obiegu wspomagane są przez system alertowania użytkownika o dokumentach oczekujących na obsługę. Użytkownicy z poziomu strony WWW mają zagwarantowany stały dostęp do dokumentów historycznych, tj. dokumentów dla których został zakończony proces obiegu (weryfikacji/akceptacji).