PETRAX jest systemem przeznaczonym do sprzedaży kruszyw i innych materiałów, które wymagają ważenia w dużej skali. Swoim zakresem obejmuje procesy logistyczne zachodzące w kopalni dotyczące ciężarówek, odpraw, ważenia. Wspiera generowanie dokumentacji na potrzeby przewoźników, w tym także przewoźników kolejowych.
PETRAX zaprojektowano tak, by łatwo integrował się z innymi systemami i urządzeniami działającymi w kopalni, np. systemem finansowo-księgowym, systemem monitoringu, sterowaniem bramami, czy współpracą z procesorami wagowymi różnych typów.
System PETRAX powstał w oparciu o nasze doświadczenia w ścisłej współpracy z kopalniami surowców mineralnych, dlatego uwzględnia specyfikę branży i jej potrzeby. W efekcie oferujemy rozwiązanie ściśle dopasowane do potrzeb przedsiębiorstw górniczych w zakresie logistyki, sprzedaży i kontroli realizacji kontraktów. Funkcjonalnie pokrywa obszary działania kopalni, z którymi nie radzą sobie inne systemy już działające w firmie.
Wybrane cechy systemu PETRAX
- centralna baza danych, w której zbierane są informacje z poszczególnych zakładów wydobywczych, umożliwiająca natychmiastowy dostęp do informacji o charakterze zarządczym,
- ujednolicony sposób działania i obsługi we wszystkich kopalniach objętych wdrożeniem,
- mechanizm nadawania uprawnień dostępu do systemu poszczególnym pracownikom,
- eliminacja uzupełniania tych samych danych w różnych systemach,
- dostosowanie działania systemu do specyfiki procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie,
- dostęp do danych archiwalnych – przygotowywanie analiz, raportów, statystyk,
- automatyzacja procesów, eliminacja błędów i pomyłek,
- łatwość i intuicyjność w obsłudze – system przyjazny dla użytkowników,
- monitorowanie działań poszczególnych pracowników,
- łatwość rozbudowy i modyfikacji systemu,
- możliwość integracji z dowolnymi aplikacjami zewnętrznymi (EDI, FK, CRM, monitoringiem, bramami wjazdowymi itp.).
Integracja z innymi systemami – zasadą jaką kierujemy się podczas wdrożenia PETRAX jest wykorzystanie działających aktualnie w kopalni systemów i urządzeń. Dzięki temu nasi klienci nie są narażeni na dodatkowe wydatki. Integracja może obejmować system ERP, monitoring, sterowanie bramkami wjazdowymi, procesory wagowe, urządzenia pomiarowe zainstalowane na wagach lub maszynach. W efekcie wszystkie interesujące zarząd informacje pojawiają się w jednym miejscu.
Integracja wielu kopalń w systemie – PETRAX pozwala zarządzać zarówno jedną jak i kilkoma kopalniami łącząc je w jedną strukturę. Przekłada się to na uzyskanie efektu synergii np. poprzez umożliwienie kontrahentom poboru kruszywa ze wszystkich kopalń w ramach jednego zamówienia. Zamówienie takie jest rozliczane niezależnie od innych kontraktów tego samego klienta, ustalanie indywidualnych reguł fakturowania, ustalania limitu kupieckiego, czy pozostałych warunków handlowych.
Zarządzanie przewoźnikami - w systemie tworzona jest baza danych przewoźników z przypisaniem ich do poszczególnych zamówień. Każdy przewoźnik przed wjazdem na kopalnię musi określić dla kogo i po odbiór jakiego asortymentu przyjechał. Brak upoważnienie do odbioru dla danego kontrahenta skutkuje blokadą wjazdu. W ten sposób wyeliminowano nieuprawniony odbiór kruszywa.
Rozliczanie zaliczek. Zarządzanie przedpłatami i ich kontrola przy wydawaniu towaru. W momencie wyczerpywania się przedpłaty na dane zamówienie system informuje o tym dział sprzedaży co skutkować powinno uprzedzeniem zamawiającego by dokonał kolejnej wpłaty należności. Mechanizm ten wykorzystano w przypadku limitów kupieckich.
Monitorowanie zaległości finansowych – PETRAX w klasycznym modelu pracy nie pozwala na powstawanie zaległości finansowych działając na przedpłatach, ewentualnie minimalizuje ryzyko powstania zaległości do wysokości udzielonego limitu kupieckiego. Każdorazowo gry do wygaśnięcia limitu pozostaje 10% wartości przedpłaty lub wyczerpuje się limit kredytu system przekazuje działowi handlowemu informację o tym fakcie co skutkuje podjęciem odpowiednich działań. Gdy kontrahent nie ureguluje należności system blokuje wjazd pojazdu odbierającego towar.
Sprawdzanie kredytu kupieckiego – kredyt kupiecki jest ustanawiany indywidualnie na każdą budowę danego klienta. Może być w związku z tym różnicowany podobnie jak inne parametry kontraktu. Połączenie kopalń jednym wspólnym systemem eliminuje ryzyko przekroczenia ustalonych limitów.
Współpraca z wagami i szlabanami - system może współpracować z wieloma typami urządzeń wagowych i przechwytywać rzeczywistą wagę ładunku.
Sterowanie szlabanami i systemem monitoringu – PETRAX integruje się z działającymi w kopalniach systemami sterującymi bramami wjazdowymi. Dzięki temu każdy wjazd i wyjazd są rejestrowane, a w połączeniu z systemem monitoringu przeciwdziała ewentualnym nadużyciom przy wydawaniu towaru.
Zwiększenie bezpieczeństwa informatycznego rozumiemy jako składowanie informacji w jednej centralnej bazie danych odseparowanej od dostępu osób niepowołanych. Dodatkowo edycji danych mogą dokonywać pracownicy tylko w ramach posiadanych uprawnień (np. innych dla wagowych, sztygarów czy zarządu). Ponadto cała wiedza o klientach, przewoźnikach itp. jest zapisywana w systemie co pozwala na skorzystanie z niej przez osoby zastępujące pracownika podczas jego nieobecności w pracy.
Generowanie raportów zarządczych – PETRAX dostarcza aktualnych informacji w postaci raportów. System daje dostęp do wielu typów raportów o charakterze zarządczym, w rozbiciu na poszczególne kopalnie, aktywność klientów, przewoźników, kontrakty. Pozwala to na analizowanie sprzedaży, ewentualnych zobowiązania itp.
Wzrost wydajności – PETRAX pomaga pracownikom realizować wszystkie procesy w sposób optymalny. Eliminuje pomyłki i błędy, przyspiesza wiele procesów min: kontrolę upoważnień do wjazdów, automatyzuje kontrolę płatności i rozliczeń, wspiera sporządzanie dokumentacji kolejowej, eliminacji przekroczenia DMC, pozwala na optymalizację produkcji.
- kontrola limitów kupieckich - nieuregulowanie należności blokuje wjazd po odbiór towaru,
- automatyczne wystawianie faktur zaliczkowych, rozliczających i dowolne definiowanie okresów fakturowania,
- wyeliminowanie przekroczeń wydań towarów w ramach podpisanych kontraktów,
- skrócenie czasu potrzebnego na odprawę pojazdów i wagonów,
- planowanie produkcji poprzez bieżący podgląd asortymentu do odbioru. Kruszenie wyłącznie na potrzebne frakcje, eliminacja nadużyć i nieuprawnionych wjazdów, przekroczeń ładowności, itp.
Nordkalk jest wiodącym producentem wyrobów na bazie kamienia wapiennego w Europie Północnej. Produkty Nordkalk są wykorzystywane w przemyśle papierniczym, stalowym, drogowym, a także w budownictwie, ochronie środowiska oraz rolnictwie.
Od 1997 roku firma jest obecna w Polsce. Posiada trzy zakłady wydobywcze i zaplecze produkcyjne w postaci przemiałowni mączki wapiennej.
Modernizacja zaplecza produkcyjnego pociągnęła za sobą wzrost mocy produkcyjnych. Dotychczasowa infrastruktura informatyczna musiała nadążyć za tymi procesami. Do największych problemów należały kontrola wjazdów i wyjazdów samochodów z kopalni, przygotowywanie dokumentów spedycyjnych na potrzeby transportu kolejowego, jednoznaczne przypisanie odbioru kruszywa danemu kontrahentowi oraz zapobieganie przeładowaniom, za które odpowiedzialność ponosi kopalnia. Ponadto przed systemem postawiono zadanie kontroli przekroczenia limitów kupieckich lub asortymentowych.
Po analizie rynku zarząd firmy zdecydował o wyborze spółki INFOVER jako wykonawcy systemu. Na decyzję wpływ miała ocena wcześniejszych doświadczeń INFOVER jako producenta oprogramowania dysponującego własną, sprawdzoną metodyką realizacji projektów informatycznych i zapewnienie o szybkim uruchomieniu produkcyjnym systemu. Warunkiem koniecznym budowy systemu, jaki został postawiony INFOVER, była integracja z dotychczasowym systemem ERP, procesorami wagowymi i monitoringiem.
Prace rozpoczęto od szczegółowej analizy wymagań NORDKALK co do funkcjonalności systemu. Na etapie programowania położono duży nacisk na testowanie powstającego systemu. Opracowano przypadki testowe, które szczegółowo badano podczas programowania. Takie podejście zminimalizowało ryzyko powstania błędów wpływających na działanie systemu.
Zarząd zdawał sobie sprawę, że do poprawnego działania systemu niezbędne jest przygotowanie pracowników, tak by umieli obsługiwać nowe narzędzie informatyczne. Podczas wdrożenia przeprowadzono szkolenia dla różnych grup pracowników.
Przed produkcyjnym wdrożeniem systemu uruchomiono go w wersji testowej, w której program obsługiwał kopalnię, ale dane były zapisywane do bazy testowej. Pozwoliło to zweryfikować poprawność działania wszystkich funkcjonalności oraz przygotowało pracowników do obsługi systemu.
Dzięki wdrożeniu systemu osiągnięto zaplanowane cele. W ciągu doby odprawianych jest około 700 samochodów i 200 wagonów kolejowych. Usprawniono proces przyjęcia, odprawy i załadunku. W kopalni nie tworzą się zatory ciężarówek.
Ujednolicono i dostosowano do wymogów firm transportowych dokumenty używane w procesie logistycznym. System skutecznie kontroluje przekroczenia finansowe i asortymentowe, a także przeładowania pojazdów. Warto podkreślić bezawaryjność pracy systemu w warunkach, gdy wymaga się od niego sprawności 24 godziny na dobę przez cały rok.
Obecnie współpraca między firmą NORDKALK, a spółką INFOVER jest kontynuowana poprzez utrzymanie systemu i prace rozwojowe.
_______________________________________________________________________________________
KOSD to przedsiębiorstwo z długoletnimi tradycjami. Obecnie prowadzi eksploatację w pięciu odkrywkach. Są to: Celiny k/Chmielnika, Józefka w Górnie, Głuchowiec w Małogoszczu, Górki Szczukowskie i Kostomłoty. Kilka lat temu firma została sprywatyzowana i w raz z Kopalnią Granitu Kamienna Góra wchodzi w skład H&H Group, która należy do wiodących producentów kruszyw w Polsce. Rozproszona struktura kopalń powodowała, że informacje o sprzedaży, wykorzystaniu limitów kupieckich i zaliczkach docierała do zarządu z opóźnieniem. Koniecznością stało się połączenie wszystkich zakładów przez jeden system informatyczny. Zadaniem systemu było głównie w oparciu o aktualne informacje pilnowanie by nie wydawać więcej kruszywa niż określony kredyt kupiecki lub dokonana przedpłata przez poszczególnych klientów.
Zarząd podjął decyzję o wdrożeniu systemu. Jako partnera, który miał dostarczyć odpowiednie rozwiązanie wybrał INFOVER. Wybór był poprzedzony zebraniem informacji o systemach działających w innych kopalniach.
Doceniono nowoczesność proponowanych przez INFOVER rozwiązaniach min. Sposób kontroli wjazdów i wyjazdów samochodów z kopalni, jednoznaczne przypisanie odbioru kruszywa danemu kontrahentowi, dbałość o zachowanie dopuszczalnego DMC czy kontrolę zarówno limitów kupieckich jak asortymentowych. Zarówno w warstwie merytorycznej jak i technologicznej ocena wypadła bardzo dobrze.
Kolejnym krokiem było podpisanie umowy i przystąpienie do realizacji systemu. Zgodnie z przyjętą metodyką przeprowadzono analizę przedwdrożeniową, opracowano katalog wymagań. równolegle prowadzono działania rozpoznawcze dotyczące możliwości współpracy z działającymi już na kopalniach urządzeniami i systemami jak procesory wagowe, bramki wjazdowe, monitoring i system ERP w celu ich integracji. Przyniosło to wymierne oszczędności i nie wiązało się z wymianą dotychczasowych urządzeń i systemów.
Po procesie instalacji i przeszkoleniu pracowników system został wdrożony testowo na kolejnych kopalniach. Dało to czas na dobre opanowanie jego obsługi i wykształceniu odpowiednich nawyków u pracowników. Po tym okresie nastąpiło wdrożenie produkcyjne.
System spełnił zakładane w katalogu wymagań cele. Obecnie wszystkie zakłady są połączone z centralą firmy. Informacje w systemie są zawsze aktualne, na ich podstawie można zarządzać limitami kupieckimi, zaliczkami, przedpłatami. System raportów pozwala na analizowanie wielkości sprzedaży na określone budowy, kopalnie, wielkości przewozów realizowanych przez poszczególnych przewoźników (szczególnie ważne przy posiadaniu własnych 50 ciężarówek), monitowanie kończących się limitów itp.
INFOVER dostarczył oprócz systemu PETRAX serwery jak też finansowanie poprzez uruchomienie leasingu producenta. Współpraca z KOSD jest rozwijana poprzez opiekę serwisową i rozbudowę systemu.
Gościliśmy na V Konferencji Naukowo-Technicznej „Nowoczesne kopalnie żwiru i piasku”, która odbyła się w dniach 11 i 12 czerwca. Organizatorzy przygotowali ciekawą imprezę łączącą teorię z praktyką. Takiej formule były podporządkowane wystąpienia prelegentów, część wystawiennicza oraz zorganizowane zwiedzanie kopalni żwiru i piasku Drahle należącej do Olsztyńskich Kopalń Surowców Mineralnych.
Tematem dominującym konferencji była poprawa efektywności i zarządzania kopalniami. Bardzo duże zainteresowanie możliwościami systemu PETRAX nie było dla nas zaskoczeniem. Spotkanie udowodniło, że jest to narzędzie potrzebne i poprawiające rentowność.
IX Międzynarodowe Targi Infrastruktury
W dniach 21 – 24 maja na terenie Targów Kielce odbyło się kilka imprez targowych skupionych pod wspólnym dachem, a związanych z branżą budowlaną i drogową. Były to: V Międzynarodowe Targi Transportu Drogowego - Pojazdy Użytkowe ROTRA, XV Międzynarodowe Targi Maszyn Budowlanych i Pojazdów Specjalistycznych MASZBUD, IX Międzynarodowe Targi Infrastruktury, Salon Technologia i Infrastruktura Lotnisk TRAFFIC-EXPO – TIL oraz XIX już edycja targów AUTOSTRADA-POLSKA.
Mieliśmy okazję wziąć udział w kilku interesujących seminariach i spotkać się z przedstawicielami kopalń obecnymi na targach. W obecnym, kryzysowym roku widoczne było zmniejszenie liczby wystawców. Firmy szukając oszczędności ograniczają budżety na marketing. Niemniej w rozmowach z przedstawicielami branży surowców mineralnych pojawia się opinia, że obecny czas jest dobry by przemyśleć na nowo to co dzieje się w kopalniach i poszukiwać sposobów na ograniczanie kosztów i zwiększanie efektywności. Dlatego też z ciekawością podchodzono do tego co umożliwia PETRAX jako narzędzie umiejętnie kontrolujący płatności, porządkujący logistykę i przeciwdziałający nadużyciom. Ze strony zakładów górniczych mamy kilka zaproszeń na indywidualne spotkania i omówienie możliwości współpracy.
XIII Konferencja Kruszywa Mineralne
W dniach 24 – 26 kwietnia gościliśmy na konferencji Kruszywa Mineralne w Kudowie Zdroju. Jest to największe tego typu wydarzenie branżowe w kraju. Podczas konferencji oprócz stoiska firmowego mieliśmy indywidualne wystąpienie prezentujące wsparcie sprzedaży kruszyw i zapobiegania zatorom płatniczym za pomocą systemu PETRAX. Jak podkreślali klienci nasza prezentacja okazała się odpowiedzią na powszechny w branży problem nieterminowych płatności. Rozwiązania zawarte w PETRAX i opis dotychczasowych wdrożeń zaciekawił wielu szefów kopalń co przełożyło się na ciekawe rozmowy i zaowocowało kilkoma umówionymi spotkaniami.
XVI Forum Górnictwa Skalnego
W dniach 21 – 22 lutego braliśmy udział w XVI Forum Górnictwa Skalnego w Bełchatowie. Było to cenne spotkanie branżowe. Swoją obecność zaznaczyliśmy dodatkowo prezentacją pt. „Informatyczne wsparcie sprzedaży i logistyki oraz kontrola płatności w zakładach górniczych”. Dla zebranych stanowiła ona ciekawe spojrzenie na możliwość rozwiązania problemów z jakimi stykają się na co dzień pracując w kopalniach odkrywkowych. Szczególnie interesujące były zagadnienia kontroli przekroczeń DMC i wynikająca z tego odpowiedzialność kopalń oraz rozwiązanie problemu płatności za odebrane kruszywo. Na przykładzie dotychczasowych wdrożeń przedstawialiśmy jak PETRAX działa w kopalniach różnej wielkości i z różną liczbą złóż.