System dedykowany to więcej niż oprogramowanie. Od 1991 roku tworzymy tego rodzaju systemy. Stosujemy skuteczne, wypróbowane metody realizacji, a przede wszystkim angażujemy się w cały proces - od analizy potrzeb aż do uruchomienia gotowego systemu.
Wyjątkowo biznes wymaga niepowtarzalnych rozwiązań!
Działaj optymalnie, zyskaj przewagę nad konkurencją, zarabiaj więcej.
W wielu organizacjach wdrożenie nowego systemu nie jest łatwym procesem. Często jest to kręta, trudna droga, którą my pomagamy przejść. Zależy nam, aby nasi klienci mieli pewność, że odniosą korzyści i zyskają przewagę konkurencyjną.
Warto zastanowić się nad poniższymi pytaniami:
- Czy zastanawiają się Państwo jak zwiększyć efektywność realizowanych działań?
- Czy realizowane procesy wymagają lepszego wsparcia przez system informatyczny?
- Czy wydajność aktualnych systemów ogranicza potencjał i elastyczność firmy?
- Czy wystąpił problem z dostosowaniem systemu do zmian w organizacji?
- Czy do potrzebują Państwo rozwiązania informatycznego dopasowanego do specyfiki działalności?
- Czy są Państwo zadowoleni z integracji systemów, z których korzystacie?
- Czy mają Państwo obawy o wsparcie przez dostawcę obecnego rozwiązania w przyszłości?
- Czy wydajność istniejących systemów w niedalekiej przyszłości może ograniczać biznes?
Sukces w kilku krokach
- Jeżeli dotychczas nie została sprecyzowana wizja systemu sugerujemy przeprowadzenie analizy biznesowej z uwzględnieniem:
- Na podstawie wizji systemu oraz specyfikacji wymagań przeprowadzamy analizę przedwdrożeniową. W jej trakcie wspólnie z przyszłymi użytkownikami tworzymy pogłębioną specyfikację wymagań, ogólny projekt systemu: funkcjonalny oraz techniczny.
- Przedstawiamy ofertę wraz z kosztem i harmonogramem
- Podpisujemy umowę precyzującą plan i zakres projektu (zakres funkcjonalny, ogólny projekt techniczny, zakres integracji, migracji, szkoleń itp.)
- Realizujemy projekt zgodnie z dostosowaną do konkretnego rozwiązania metodyką kończący się okresem stabilizacji rozwiązania.
- Po wdrożeniu zajmiemy się utrzymaniem systemu i jego rozwojem.
- Podczas tworzenia wizji systemu bierzemy pod uwagę najbardziej optymalne rozwiązania. Na ogół, Państwa potrzeby mogą zostać zaspokojone w różny sposób. Nasze doświadczenie pozyskane przy realizacji dużych i kluczowych systemów oraz nowoczesne i sprawdzone rozwiązania techniczne pozwalają na prezentację różnych wariantów systemu, również kosztowych. Wiemy, że system dedykowany to inwestycja, która musi się zwrócić.
Autorska metodyka
Nasze doświadczenia pozwoliły na opracowanie metodyki tworzenia systemów dedykowanych minimalizującej ryzyko niepowodzenia projektu. Fundamentalne znaczenie ma dla nas zrozumienie potrzeb klienta w celu opracowania specjalnie dla niego optymalnych rozwiązań. Jak nasza metodyka minimalizuje ryzyko niepowodzenia? Często projekty systemów dedykowanych są oceniane jako bardziej ryzykowne w stosunku do rozwiązań typowych. Głównym argumentem jaki jest podnoszony to trudność w ocenie konkretnego rozwiązania z powodu niemożności przeprowadzania wdrożenia pilotażowego. Argument ten nie powinien przesądzać o rezygnacji z wyboru rozwiązania dedykowanego jako najlepszej drogi.Pamiętajmy, że zanim powstanie system należy opracować projekt i technologię jego wykonania, analogicznie jak przy budowie domu. Dlatego tak istotne jest by dostawca posiadał sprawdzoną metodykę minimalizującą ryzyko niepowodzenia wdrożenia (nieosiągnięcie zakładanych korzyści, przekroczenia budżetu i harmonogramu).Oczywiste jest, że metodyka nie może opierać się na zasadzie „dostawca podpisuje umowę i za jakiś czas np. pół roku przedstawia gotowe rozwiązanie. Zanim przedstawimy naszą metodę na wdrożenie systemu dedykowanego poniżej prezentujemy tylko niektóre z konkretnych ryzyk i sposobów w jaki staramy się je minimalizować Nieprecyzyjne wymagania, pełzające wymagania Na etapie analizy przedwdrożeniowej zajmujemy się wspólnym wypracowaniem spójnej wizji systemu wraz z projektem funkcjonalnym. Dążymy do tego, żeby zawartość powstających dokumentów była zrozumiała dla osób uczestniczących w analizie.
Naszym celem jest zapisanie zakresu projektu w sposób jednoznaczny i zrozumiały dla obu stron, tak żeby zarówno dostawca jak i odbiorca przyszłego systemu czuli się komfortowo.Dzięki temu jako dostawca wiemy jakie wymagania mamy zrealizować, ile czasu nam to zajmie i jaki będzie koszt projektu. Odbiorca natomiast musi być przekonany o tym co system będzie realizował. Dopiero na podstawie takiej informacji wraz z kosztem wdrożenia sponsor projektu może podjąć decyzję o realizacji inwestycji. W toku prowadzonej analizy zauważamy że użytkownicy często nie wiedzą do końca „czego chcą”. W takich sytuacjach proponujemy przejęcie roli moderatora analizy i pomoc w ustaleniu spójnego zakresu projektu. Podczas analizy i projektowania zarządzamy zakresem projektu stosując ustaloną w planie projektu procedurę obsługi żądania zmiany. Zgłoszone nowe wymagania lub inne rozszerzenia zakresu projektu po ich wstępnej analizie i ocenie wpływu na projekt muszą uzyskać jednoznaczną akceptację osób odpowiednio umocowanych po stronie odbiorcy. Zwykle jesteśmy w stanie przedstawić swoje stanowisko co do konieczności implementacji nowych wymagań oraz zaproponować rozwiązania alternatywne. Dodatkowe wymagania, które sklasyfikowane zostaną jako „niekrytyczne” mogą zostać zrealizowane w kolejnych wersjach systemu. Niewystarczające zaangażowanie użytkowników podczas analizy i projektowania Problemy podczas wdrożenia: zgłoszenia użytkowników typu „tego nie da się używać” Wdrożony system nie realizuje tego co powinien (ale tego nie wiedział dostawca) W trakcie analizy i projektowania bierzemy pod uwagę wizję systemu ustaloną ze sponsorem projektu oraz projekty funkcjonalny i techniczny. Przyszły system będzie obsługiwany jednak w większości przez pracowników a nie decydentów i często od ich odbioru będzie zależeć sukces projektu. Od początku prac zachęcamy do zaangażowania kluczowych użytkowników reprezentujących wszystkie przyszłe role w systemie. Tworzona podczas analizy dokumentacja opiera się w większości na projektach interfejsów użytkownika (przyszłych ekranach, głównych wydrukach) oraz modelu danych biznesowych. Rozwiązanie takie pozwala na zrozumienie przez użytkowników w jaki sposób system będzie się z nimi komunikował i jakie dane będzie przechowywał. Przed rozpoczęciem etapu analizy i projektowania przeprowadzamy warsztaty wyjaśniające notację i metodykę osobom które będą miały do czynienia z tworzoną dokumentacją. W trakcie analizy prowadzimy wywiady, warsztaty oraz prezentacje na których omawiamy efekty prac. Często dla kluczowych funkcjonalności tworzymy działające prototypy, w oparciu o które użytkownicy mogą zweryfikować sposób interakcji z systemem. W zależności od skali i „unikalności” projektu stosujemy metodykę iteracyjną prowadząc wdrożenie kolejnych funkcjonalności przyrostowo. Opis etapów Przygotowanie etapu analizy
- Doprecyzowanie wymagań
- Zdefiniowanie warunków interfejsu użytkownika
- Prezentacja metodyki i notacji używanej podczas analizy dla osób biorących udział w analizie
- Uszczegółowienie i zatwierdzenie harmonogramu kolejnego etapu
Realizacja
- Analiza i projektowanie
- Implementacja
- Programowanie
- Opracowanie przypadków testowych
- Testy w trakcie programowania
- Opracowanie dokumentacji
- Testy końcowe wykonawcy
- Konfiguracja środowiska
- Szkolenia użytkowników kluczowych
- Testy w oparciu o scenariusze
- Szkolenia dla poszczególnych grup użytkowników
- Uruchomienie produkcyjne systemu
- Konsultacje dla użytkowników i administratorów systemu
- Obserwacja zachowania systemu
- Optymalizacja
- Konsultacje na temat dalszego rozwoju systemu
- Zamknięcie listy zagadnień
- Retrospekcja poprojektowa
- Utrzymanie systemu
- Wsparcie administracyjne
- HelpDesk
KORZYŚCI FINANSOWE
- Zwiększenie efektywności wykorzystywania dostępnych zasobów ludzkich i materialnych.
- Optymalizacja kosztów przez zmniejszenie liczby utrzymywanych systemów i aplikacji IT.
- Koszt licencji niezależny od ilości użytkowników obecnie i w przyszłości.
KORZYŚCI OPERACYJNE
- Optymalizacja, automatyzacja i integracja procesów wewnętrznych.
- Poprawa zarządzania alokacją zasobów.
- Zwiększenie efektywności i usprawnienie komunikacji z partnerami.
- Poprawa jakości pracy przez:
- standaryzację działań operacyjnych,
- standaryzację dokumentów,
- ujednolicenie wzorców i szablonów informacji,
- system komunikacji wewnętrznej,
- system komunikacji z klientami,
- mechanizmy powiadamiania i przypominania. - Trafne i przyspieszone podejmowanie decyzji poprzez:
- dostęp do informacji w czasie rzeczywistym na różnych poziomach szczegółowości.
- wyeliminowanie pomyłek wynikających z ręcznego i rozproszonego przetwarzania informacji.
- dedykowane i zaawansowane analizy on-line.
- pulpity menadżerskie.
KORZYŚCI TECHNOLOGICZNE
- Dopasowanie systemu do istniejącej architektury klienta.
- Scentralizowanie danych i informacji w procesach operacyjnych oraz dostęp do nich w czasie rzeczywistym.
- Zautomatyzowanie przepływu danych i informacji (interfejsy pomiędzy systemami i aplikacjami wspomagającymi procesy oraz systemami zewnętrznych firm)
BEZPIECZEŃSTWO INFORMATYCZNE
- Bezpieczna inwestycja oparta na nowoczesnych, sprawdzonych, stale wspieranych i rozwijanych technologiach informatycznych.
- Wzrost bezpieczeństwa przepływu danych i dostępu informacji
- zarządzanie prawami dostępu na wielu płaszczyznach
- kompresja i szyfrowanie danych,
- archiwizacja w celu odciążenia systemu,
- praca w środowisku rozproszonym. - Optymalne mechanizmy zapewniające ciągłość działania krytycznych procesów.
- Możliwość rozwoju systemu wraz z zachodzącymi zmianami w biznesie.
Rozwiązania dedykowane (Custom Application Development)
- Systemy rozproszone
- Aplikacje webowe
- Aplikacje mobilne
- Rozwiązania służące integracji B2B
Utrzymanie
- Help desk
- Hosting rozwiązania
- Infrastruktura
Analizy
- Analiza procesów biznesowych
- Analiza przedwdrożeniowa
Finansowanie
Kolporter jest największym dystrybutorem prasy w naszym kraju. Oferuje kompleksową obsługę punktów handlowych i sieci sprzedaży oraz świadczy usługi logistyczne i reklamowe. Kolporter jest właścicielem ok. 900 saloników prasowych. Firma jest podzielona na 2 departamenty, jednym z nich jest Departament Dystrybucji Prasy, który zajmuje się dystrybucją prasy i książek na terenie całego kraju. Z sieci 17 oddziałów terenowych prasa jest dostarczana codziennie do ok. 36 000 odbiorców (w tym ok. 8 000 prenumeratorów).
Z Departamentem Dystrybucji Prasy Kolportera współpracuje ponad 1 000 wydawnictw prasowych i książkowych. Dostarcza on prasę i książki zarówno do sieci handlowych, jak i indywidualnych odbiorców. Obsługuje sieć Saloników Prasowych, Stoisk Patronackich, a także punkty sprzedaży prasy, które usytuowane są m.in. w sieciach handlowych HDS - InMedio, Tabak, Tesco, Real, Carrefour, E'Leclerc, Auchan, Billa (PoznaLec), Netto, Chata Polska, Intermarche, Stokrotka, Kaufland, SPAR, Marcpol, Elea, Groszek, Lewiatan, Żabka, Delikatesy Centrum - Eurocash, Milea, PSD - Emperia; na stacjach benzynowych koncernów Lukoil, Lotos, Shell, BP, PKN Orlen, Statoil, a także na dworcach, przy ruchliwych arteriach miejskich, w centrach miast oraz na stacjach warszawskiego metra.
Departament Dystrybucji Prasy oferuje również kompleksowe usługi logistyczne - od magazynowania, transportu poprzez kompletację, cross docking i co-packing. Spółka zajmuje się także doradztwem logistycznym. Najwyższą jakość tych usług potwierdza certyfikat ISO 9001:2008.
Firma w liczbach
- posiada 52% udziału w polskim rynku kolportażu prasy,
- w swojej ofercie ma około 5 000 tytułów prasowych polskich i zagranicznych,
- w barwach firmy jeździ 850 samochodów dostawczych i ciężarowych,
- posiada 40 000 m kw. powierzchni magazynowej (w tym 24 000 m kw. w Centrum Logistycznym Mościskach),
- miesięcznie przewożonych jest ponad 27 000 europalet gazet i czasopism,
- rocznie firma kolportuje 950 000 000 egzemplarzy pism.
Tak rozbudowana struktura i konieczność sprawnej realizacji procesów dystrybucyjnych nie mogłoby się obyć bez kompleksowego rozwiązania informatycznego. Zlecenie, którego podjął się INFOVER zakładało następujące cele:
- wzrost sprzedaży,
- optymalizacja zwrotów,
- minimalizacja braków logistycznych,
- ograniczenie kosztów pracy,
- poprawa jakości obsługi klientów,
- zwiększenie bezpieczeństwa informatycznego.
Efektem prac było powstanie systemu KOLDystrybucja. Został on zaprojektowany, stworzony i jest utrzymywany przez INFOVER. Zastąpił cztery duże i kilka mniejszych programów, których integracja stwarzała problemy.
KOLDystrybucja obsługuje jednocześnie blisko 28 tysięcy punktów sprzedaży detalicznej, wszystkie ogólnopolskie sieci handlowe, koncerny paliwowe i kilkanaście tysięcy prenumeratorów. Zarządza ponad 5 tysiącami tytułów prasy polskiej i zagranicznej, książkami i wydawnictwami pozaprasowymi.
System codziennie, na podstawie danych historycznych i najświeższych informacji o sprzedaży w oparciu o wypracowane algorytmy, planuje dostawę dla każdego tytułu i odbiorcy odrębnie. Wymaga to przetwarzania bardzo dużej ilości informacji w bardzo krótkim czasie. Na podstawie informacji o dostawach i zwrotach zgodnie ze zdefiniowanymi zasadami automatycznie wystawia faktury VAT dla PSD (punkt sprzedaży detalicznej) oraz prenumeratorów. Ważnym obszarem wsparcia jest logistyka. Aplikacja umożliwia rozliczenie ilościowo – wartościowe kilkudziesięciu magazynów, 600 pracowników odpowiedzialnych za dostawę i zwroty z PSD oraz integrując się z systemem FK zarządza blokadami dostaw. Umożliwia łatwe zarządzanie umowami z PSD oraz prenumeratorami. Generuje protokoły rozliczeniowe dla wydawców.
KOLDystrybucja integruje się z Portalem Dla Wydawców – internetową aplikacją udostępniającą informacje nt. sprzedaży i zwrotów, systemem KOLPromocja – zarządzającym nośnikami reklamowymi i rozliczającym miejsca ekspozycji, aplikacją mobilną wspierającą pracę przedstawicieli handlowych oraz FK, CRM, ST, KiP.
System jest na bieżąco rozwijany w ścisłej współpracy z firmą Kolporter w związku zachodzącymi zmianami na rynku.
ZAKRES REALIZACJI
Infover był wykonawcą wszystkich prac:
- analiza biznesowa,
- analiza systemowa,
- projektowanie,
- implementacja,
- testy,
- szkolenia,
- dostawa i instalacja sprzętu,
- wdrożenie,
- HelpDesk.
System podlega ciągłemu rozwojowi i dostosowaniu do aktualnych potrzeb biznesowych
ARCHITEKTURA
Trójwarstwowa:
- warstwa danych: dwa serwery Microsoft SQL Server 2000 Enterprise zainstalowane na Windows 2003 Server Enterprise,
- warstwa kilkunastu serwerów aplikacji w postaci COM+ zainstalowanych na Windows 2003 Server,
- warstwa aplikacji zainstalowana na kilkuset stacjach roboczych Windows (XP, 2000, 98SE).
Dla zapewnienia ciągłości dostępu: centrum zapasowe bazy danych oraz serwerów aplikacji położone w odrębnej lokalizacji.
LICZBY
- 2,7 mld – łączna ilość rekordów w bazach danych,
- 1,1 TB – łączna wielkość baz danych,
- 2 mln wystawianych faktur rocznie,
- 40 tys. dokumentów dostawy dziennie,
- 400 użytkowników,
- 21 oddziałów.