KSeF: Prezydent podpisał ustawę o KSeF – co to oznacza dla przedsiębiorców?

27 sierpnia 2025 r. Prezydent RP podpisał nowelizację ustawy o VAT, która wprowadza obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To największa od lat zmiana w obszarze fakturowania i rozliczeń podatkowych w Polsce. Cyfryzacja procesów księgowych stanie się standardem dla każdej firmy, niezależnie od skali działalności.

Warto już teraz przygotować się na te zmiany – zarówno pod kątem prawnym, jak i technologicznym.

Harmonogram wdrożenia KSeF

Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:

• 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników (o obrotach powyżej 200 mln zł brutto za 2024 r.),
• 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych podatników VAT (czynnych i zwolnionych),
• 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie).

Kogo dotyczy zmiana w praktyce?

Choć formalnie mikrofirmy mają czas do końca 2026 roku na wystawianie faktur poza KSeF, w praktyce wiele z nich będzie musiało skorzystać z systemu znacznie wcześniej. Wynika to z faktu, że już od 1 lutego 2026 roku duże przedsiębiorstwa będą mogły wystawiać faktury wyłącznie w KSeF. Oznacza to, że ich kontrahenci – także najmniejsze firmy – będą musieli odbierać te dokumenty w systemie, aby móc je rozliczyć. W praktyce więc nawet jeśli mikroprzedsiębiorca sam jeszcze nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, to i tak będzie musiał posiadać dostęp do systemu, by odbierać dokumenty od dużych podmiotów. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek obejmie już wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa, ale faktyczne korzystanie z KSeF zacznie się dla większości firm wcześniej, ponieważ odbiór faktur od dużych kontrahentów będzie możliwy tylko w tym systemie.

Jakie zmiany wprowadza KSeF?

Nowelizacja ustawy przewiduje szereg udogodnień i rozwiązań mających ułatwić przejście na e-faktury:

• Szybszy zwrot VAT – termin skrócony z 60 do 40 dni.
• Tryb offline – możliwość wystawiania faktur w przypadku problemów technicznych.
• Przejściowy brak kar – do końca 2026 r. nie będą nakładane sankcje za błędy związane z wystawianiem faktur w KSeF.
• Większa transparentność – wszystkie faktury będą wystawiane i przechowywane w jednym, centralnym systemie.

Co to oznacza dla biznesu?

KSeF to rewolucja w obiegu dokumentów. Dla firm oznacza to m.in.:

• Konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych.
• Zmianę procesów wewnętrznych.
• Potrzebę przeszkolenia pracowników.
• Większą automatyzację i cyfryzację obiegu faktur.

Jak przygotować się na KSeF z Infover?

W Infover od miesięcy analizujemy przepisy i rozwijamy nasze rozwiązania tak, aby ułatwić klientom bezpieczne przejście na KSeF. W systemie Insignum ERP wdrażamy funkcjonalności, które:

• Automatycznie komunikują się z KSeF.
• Pozwalają wystawiać i odbierać faktury w nowym standardzie.
• Wspierają procesy księgowe i raportowe zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów.

Pobierz darmowy e-book o KSeF

📖 Przygotowaliśmy praktyczny e-book, który w prosty sposób wyjaśnia:

✅Jakie obowiązki nakłada ustawa?

✅Jak wygląda harmonogram wdrożenia?

✅Co zrobić krok po kroku, aby przygotować firmę na 2026 rok?

Podpisanie ustawy przez Prezydenta oznacza, że drogi odwrotu od KSeF już nie ma. Cyfryzacja fakturowania stanie się obowiązkiem dla wszystkich firm w Polsce – i to już w perspektywie kilkunastu miesięcy.

To dobry moment, aby podjąć działania przygotowawcze. Firmy, które zrobią to teraz, zyskają czas, bezpieczeństwo i przewagę konkurencyjną.

💡 Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy pomóc Twojej firmie w bezpiecznym wdrożeniu KSeF w systemie Insignum ERP – skontaktuj się z nami.